Recht van de patiënt op een kopie van haar dossier
Een patiënte heeft recht op een kopie van haar dossier1. De wet kent haar ook het recht toe op een elektronische kopie2. Dit kan zijn een pdf of een kopie van het dossier op een USB- stick. Het recht op een kopie van het dossier heeft betrekking op alle gegevens in het dossier. Dus ook informatie die je van andere zorgverleners hebt verkregen. De NVH-richtlijn over dossiervoering beschrijft welke informatie je in het dossier moet noteren3.
Er is één wettelijke beperking op het recht op een kopie van het dossier4. Je mag geen gegevens van derden (anderen dan de patiënt) verstrekken aan de patiënt, als dit nadelige gevolgen heeft voor de privacy van die derden. Het gaat hierbij om informatie die een derde zelf aan jou heeft verstrekt, zonder dat de patiënt hiervan op de hoogte is.
Termijn voor reactie op verzoek
Je moet binnen één maand voldoen aan het verzoek van een patiënt tot afgifte van een kopie van het dossier. Als je voorziet dat je hiervoor meer tijd nodig hebt, mag je extra tijd nemen (maximaal twee maanden extra). Je moet dit dan wel binnen een maand na het verzoek aan de patiënt laten weten.
Geen kosten in rekening brengen
Voor de verstrekking van een afschrift van het dossier mag je volgens de wet géén vergoeding vragen. Vraagt een patiënt om meer dan één afschrift, dan kan je voor elk extra afschrift wel een redelijke vergoeding vragen. Hierbij gaat het om de vergoeding van administratieve kosten, zoals de kosten van het printen van het dossier, als een patiënt vraagt om meer dan één papieren kopie. Als een verzoek buitensporig is, bijvoorbeeld als een patiënt heel vaak verzoeken indient, mag je ook een redelijke vergoeding vragen.
Aanbeveling communicatie bij verzoek
Wanneer een patiënte vraagt om een kopie van haar dossier, is het in het algemeen wenselijk om dit met haar te bespreken. Een gesprek is in elk geval aan te raden in de volgende situaties:
- Je weet of hebt een vermoeden dat de patiënt het dossier wil gebruiken voor een juridische of financiële kwestie (een zakelijk doel).
- Je schat in dat kennisname van het dossier bij patiënt leidt tot vragen, onvrede of bezorgdheid.
- Je hebt aanwijzingen dat patiënt het dossier wil inzien vanwege onvrede over de behandeling of de factuur.
In de genoemde situaties is een gesprek nodig om uitleg over het gebruik van het dossier te geven (zie hierna onder aanbeveling bij gebruik dossier voor zakelijk doel), een mondelinge toelichting te geven op informatie uit het dossier en/of vragen te beantwoorden.
Wat in het dossier te noteren bij een verzoek?
Je bewaart een schriftelijk of digitaal verzoek om een kopie in het dossier. Van een mondeling verzoek maakt je een notitie. Daarnaast noteer je de datum waarop je de kopie hebt verstuurd. Als je het verzoek met de patiënt hebt besproken, neem je hiervan een kort verslag op in het dossier.
Aanbeveling bij gebruik van het dossier voor een zakelijk doel
Bij gebruik van het dossier voor een zakelijk doel (bijvoorbeeld het verkrijgen van een voorziening of een juridische procedure) bestaat het risico dat verslaglegging van de huidtherapeut anders wordt uitgelegd dan bedoeld. Voorbeeld: je hebt in het dossier genoteerd dat patiënte door de behandeling in een kliniek brandwonden heeft opgelopen. Deze zin kan in een juridische context worden gelezen als jouw oordeel over het handelen van vorige behandelaar en de gevolgen hiervan voor de patiënt (oorzakelijk verband). Het is daarom belangrijk dat je in je verslaglegging duidelijk aangeeft welke informatie van patiënte of een andere persoon afkomstig is en wat jouw eigen professionele oordeel is.
Ook bij zorgvuldige verslaglegging bestaat het risico dat informatie in het dossier anders wordt uitgelegd dan bedoeld bij gebruik buiten de context van de zorg. Om dit risico te beperken, doet je er goed aan om in de kopie (pdf) van het dossier een soort disclaimer op te nemen met de volgende strekking: ‘Het dossier en de daarin opgenomen verslaglegging is bedoeld voor gebruik voor het verlenen van zorg. De verslaglegging moet in dit licht worden gelezen. Voorzover hierin een oordeel of uitspraak van de huidtherapeut staat, mag dit niet worden uitgelegd als een oordeel buiten de context van de zorg.’
Verzoek van advocaat van patiënt
De advocaat van de patiënt wordt gezien als haar vertegenwoordiger. Dat betekent onder meer dat de advocaat rechten van de patiënt, zoals het recht op een kopie van het dossier, namens de patiënt kan uitoefenen. Bij een verzoek van de advocaat om een kopie van het dossier heb je dus geen toestemming van de patiënt nodig voor de verstrekking hiervan. Als je vanwege de bescherming van de privacy van derden bepaalde informatie in het dossier niet mag geven aan de patiënt, heeft de advocaat van de patiënt hier evenmin recht op. Ook als de advocaat van de patiënt verzoekt om een kopie van het dossier, zijn de hiervoor gedane aanbevelingen voor de communicatie en het gebruik van het dossier voor een zakelijk doel van toepassing.
Referenties
- De patiënt heeft dit recht zowel op grond van de wettelijke bepalingen over de geneeskundige behandelingsovereenkomst ( WGBO) als de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
- Dit staat in de Wet aanvullende bepalingen verwerking persoonsgegevens in de zorg.
- NVH-richtlijn Dossiervoering 2017
- Deze beperking volgt uit de WGBO en de AVG.
- Dit is expliciet vastgelegd in de Beleidsregel prestatiebeschrijvingen voor fysiotherapie – BR/REG-26100 https://puc.overheid.nl/nza/doc/PUC_784524_22/ onder x, maar geldt ook voor andere situaties. De Beleidsregel is van toepassing op huidtherapeuten die oedeem – of littekentherapie verlenen.
